Wie man Mitarbeiter ohne Brettspiele plant

Ressourcenplanung Classic

 
Es ist Freitag Vormittag, Anfang Oktober 2011. Sechs Mitarbeiter und einer unserer Geschäftsführer versammeln sich um eine große Tafel, die auf dem Tisch in der Mitte unseres Besprechungsraums liegt. Auf der Tafel haften fast 1.000 daumennagelgroße Plättchen, jedes farbig umrahmt und beklebt mit dem Bild von einem unserer 23 Mitarbeiter.
Einer der versammelten Mitarbeiter ist der Moderator und erhält von den umstehenden Teilnehmern fortlaufend Anweisungen. Jemand möchte, dass eine bestimmte Anzahl von Plättchen auf der Tafel von einer Region in eine andere geschoben wird. Der nächste Mitspieler schaut sich das in Ruhe an, überlegt kurz, und will, dass andere Plättchen auf einen anderen Teil der Tafel geschoben werden. Der Nächste ist damit nicht ganz einverstanden und fordert, dass die Plättchen wieder zurück kommen. Der Vierte ist sich nicht ganz sicher, ob überhaupt die richtige Anzahl von Plättchen auf dem Tisch liegt.
Nach nach etwa 45 Minuten haben sich alle mehr oder weniger auf eine Anordnung geeinigt. Der Moderator notiert auf einem Zettel, wie viele Plättchen mit welcher Farbe und Bildchen an welchem Ort befindet und schickt das Ergebnis in einer Email an die Mitarbeiter. Das Spiel ist beendet. Es gibt keinen Gewinner.
Was wie lahme Version von Risiko aussieht, ist die Planung unserer Mitarbeiter (Unternehmerdeutsch: Ressourcenplanung). Jedes der Plättchen repräsentiert zwei Stunden Arbeitszeit des Mitarbeiters, die gekennzeichneten Bereiche sind die Projekte, für er oder sie arbeiten soll. Ein rotes Plättchen steht für die nächste Kalenderwoche, ein Gelbes für die übernächste, ein Schwarzes für die Woche danach. Die Projektleiter und die Geschäftsführung verhandeln dann, welcher Mitarbeiter in den nächsten drei Wochen in welchem Projekt arbeiten soll. Dazu muss man allerdings wissen, ob ein Mitarbeiter zum Beispiel Urlaub hat oder es einen Feiertag gibt. Die entsprechende Anzahl von Plättchen mit dem richtigen Bild und der richtigen Farbe muss also ausgerechnet und anschließend auf die Tafel gelegt werden. Die Projektleiter haben auf ihrem Zettel notiert, wieviel Arbeitszeit sie von ihren Mitarbeitern für die nächsten Wochen benötigen, der Moderator schiebt sie dann auf der Tafel zu den Projekten, für die ein Mitarbeiter arbeiten soll.
Ursprünglich gab es bei Synyx keine explizite Planung der Ressourcen, und die Arbeit wurde ad hoc aufgeteilt. Mit der Zeit wurde dieses System durch eine gemeinsame Besprechung ersetzt, bei der informell die Arbeitsplanung auf einem Whiteboard festgehalten wurde. Dieser Prozess wurde von einem Student der Wirtschafts-Informatik an der Hochschule Karlsruhe in seiner Bachelor-Arbeit analysiert und verbessert.
Ergebnis ist das eben beschriebene System, ein gewaltiger Fortschritt, aber trotzdem mit Nachteilen verbunden: Die Plättchen müssen angefertigt werden, neue Mitarbeiter müssen fotografiert, Bilder gedruckt und auf die Plättchen geklebt werden. Die Fotos sind recht klein und nicht immer leicht zu unterscheiden, was das Zählen schwierig macht. Die Verfügbarkeit der Mitarbeiter wird im Vorfeld ermittelt und die errechnete Anzahl von Plättchen auf die Tafel gebracht. Diese Vorbereitungen beschäftigen die Mitarbeiter eine ganze Weile vor Beginn der eigentlichen Planung.

Ressourcenplanung on Crack

 
Seit Oktober bin ich Praktikant bei synyx. Meine Aufgabe ist es, die Ressourcenplanung ins 21. Jahrhundert zu bringen. Keine Plättchen, keine Tafel, keine Zettel und kein Nachrechnen mehr.
Auf der synyx-Plattform Minos basierend habe ich in den letzten vier Monaten eine Web-Applikation entwickelt, die es uns erlaubt, die Mitarbeiter einfach und bequem im Browser zu planen. Im Laufe der Woche tragen die Projektleiter ihre Anforderungen in einer Maske ein.

Am Freitag versammeln sich wie früher alle, die bei der Planung mitzureden haben, und legen fest wo welcher Mitarbeiter arbeitet. Anforderungen sind womöglich unvollständig, oder es wird mehr angefordert, als es die Verfügbarkeit des Mitarbeiters erlaubt. So können wir statt Plättchen auf dem Tisch zu schieben auf die Leinwand schauen, wo zum Beispiel diese Ansicht projiziert wird


Hier stehen übersichtlich die Anforderungen und die Zuteilungen für das Projekt Synovierung gegenüber. Die Zuteilungen werden dann von einem zum Moderator ernannten Mitarbeiter bearbeitet. Wenn jemand also für die nächste Woche noch Arbeitszeit übrig hat, wird sein Name blau hinterlegt (Matthias). Der Moderator erhöht dann die Zuteilung für einen Arbeitstag, bis der Name grau erscheint (wie bei Aljona). Wenn jemand überbucht ist, wird die Arbeitszeit für ein Projekt reduziert. Zum Schluss speichert der Moderator die Zuteilung für dieses Projekt, und steuert das nächste an.
Die Planungs- und Vorbereitungszeit ist jetzt ein Bruchteil im Vergleich zum alten System.
Hinter dieser Software steckt natürlich eine Menge Arbeit: Fabian, Sebastian, Marc und ich haben uns eine ganze Weile überlegt, was überhaupt zu machen ist: Was sind die Planungseinheiten? Woher kommen die Informationen über die Verfügbarkeit? Wie soll die Oberfläche aussehen? Die Implementierung als Web-Applikation umfasst neben Minos, Hades, Spring, HTML5/JavaScript viele weitere Technologien. Permanent wird von abstrakten Konzepten bis zu Implementierungs-Details an allem gearbeitet. Das Wissen, das ich mir dabei angeeignet habe, kann man unmöglich in einem Blog-Post unterbringen, daher werden bestimmt noch einige folgen.
Dank voller Punktzahl beim Joel-Test ist synyx genau das richtige Unternehmen für dieses Projekt. Wenn der Code Anfang nächsten Jahres auf Github steht, könnt ihr euch selbst davon überzeugen.